Combien de temps pour répondre à un appel d'offres BTP : le calcul lot par lot

Un mardi, une commune publie le marché de réfection de son école : onze lots, du désamiantage aux espaces verts, et plusieurs centaines de pages à lire avant de pouvoir chiffrer quoi que ce soit.

Prenez maintenant une entreprise de gros oeuvre de trente personnes, qui reçoit une huitaine de consultations de ce genre chaque mois. Elle n'en étudie pas huit. Personne n'a décidé d'abandonner les autres : elles sont arrivées la semaine où le bureau était pris par un chantier qui dérapait. Cette entreprise est un cas type, pas un client, et tous les nombres qui suivent sont des hypothèses, que vous remplacerez par les vôtres.

La réponse courte à la question du titre est donc quatorze heures par consultation. La réponse utile est ailleurs : dans le nombre de consultations que ces quatorze heures vous interdisent d'ouvrir.

Ce que contient un marché de travaux, et ce qu'il faut lire pour y répondre

Pour voir d'où viennent ces heures, il faut ouvrir le dossier. Un marché de travaux est découpé en lots, un lot par corps d'état : gros oeuvre, charpente, électricité, plomberie. Une entreprise ne répond en général qu'à un ou deux lots, mais le dossier de consultation (le DCE, l'ensemble des documents que l'acheteur publie) les contient tous, et elle doit en lire plus que sa part, parce que les lots se touchent : la dalle du gros oeuvre dépend des réservations que la plomberie demande.

• Le règlement de consultation, qui donne la date limite, les pièces à fournir et la façon dont les offres seront notées.
• Le cahier des clauses administratives, où se cachent les pénalités, les délais et la révision des prix.
• Le CCTP, pour cahier des clauses techniques particulières : un par lot, il décrit ce qui doit être posé, avec quels matériaux et selon quelles normes.
• Les plans, qu'il faut lire pour vérifier que le CCTP et le dessin disent la même chose.
• Le DPGF, un tableau de prix par lot, à remplir ligne à ligne avec vos prix. Selon les marchés, il s'appelle aussi bordereau de prix.
• Et le mémoire technique, à rédiger, où vous expliquez avec quels moyens et quelle méthode vous comptez faire le chantier.

Ce découpage change tout par rapport à d'autres métiers. Dans le gardiennage, par exemple, le dossier tient en cinq pièces, et notre calcul du temps de lecture en sécurité privée s'y fait une seule fois par dossier. Dans le bâtiment, le CCTP, les plans et le tableau de prix se relisent et se remplissent à chaque lot visé, donc le temps se multiplie avec eux.

Le calcul d'une consultation, poste par poste

Voici donc le décompte pour notre entreprise de trente personnes, qui vise deux lots dans un marché.

Quatorze heures, donc, et ce total est plutôt bas, puisqu'il suppose un mémoire technique à jour. Si le vôtre date de plusieurs années, ajoutez le temps de le relire, comme le montre notre article sur le mémoire technique BTP. Avant de reprendre mes nombres, chronométrez la dernière consultation que vous avez traitée, poste par poste : c'est ce chiffre-là qui compte, pas le mien.

Le plafond : combien de consultations votre bureau peut-il ouvrir ?

Maintenant, ces quatorze heures ne disent rien tant qu'on ne les met pas en face du temps réellement disponible. La formule tient en une ligne : heures disponibles par mois, divisées par les heures d'une consultation, donnent le nombre de consultations que vous pouvez étudier.

Dans notre cas type, l'étude de prix repose sur le dirigeant et un conducteur de travaux, qui y consacrent à eux deux 60 heures par mois : le reste part en chantier, en réunions et en urgences. Soixante divisé par quatorze font 4,3, donc quatre consultations étudiées. Sur huit reçues, quatre ne sont jamais ouvertes, soit 48 sur l'année.

Ce que valent les dossiers qu'on n'ouvre pas

Ces 48 dossiers ont une valeur, et elle se calcule avec deux nombres que vous avez déjà : votre taux de réussite et la valeur moyenne d'un lot remporté. Avec 15 % de réussite et 120 000 euros par lot gagné, 48 dossiers donnent 7,2 marchés, soit 864 000 euros de chiffre d'affaires non joué. C'est un plafond théorique, pas un gain : la section sur les limites dit pourquoi on le divise au moins par deux.

Trois façons de récupérer des heures, et le seuil à viser

Reste alors à savoir comment reprendre ces quatre dossiers par mois. Il existe trois voies, et elles ne jouent pas sur le même nombre.

• Trier plus vite. Décider en une heure, sur le règlement et le CCTP du lot, si un dossier vaut d'être étudié coûte 8 heures par mois sur huit consultations reçues. Il reste 52 heures, soit 3,7 dossiers. Le tri ne crée donc aucune heure : il remplace le choix fait par le calendrier par un choix fait sur la valeur, ce qui n'est déjà pas rien.
• Ajouter des heures. Une personne dédiée à l'étude de prix apporte, disons, 150 heures par mois, soit assez pour les huit dossiers. À 55 000 euros par an chargés, elle se rembourse si elle vous fait gagner 55 000 divisé par (120 000 × 8 % de marge nette), soit 5,7 marchés de plus chaque année.
• Réduire les heures d'un dossier. Le bon nombre se calcule à l'envers : 60 heures divisées par 8 consultations donnent 7,5 heures. Passez sous 7,5 heures par dossier et plus aucune consultation ne reste sur la pile, sans ajouter une personne.

Voilà ce que le graphique rend visible : les barres grandissent vite entre 14 et 7,5 heures, puis s'arrêtent, parce qu'il n'y a plus de dossiers à ouvrir. Le seuil de 7,5 heures est le seul nombre à retenir de ce calcul, et il se recalcule en deux lignes avec vos heures disponibles et vos consultations reçues.

Ce que ce calcul ne dit pas

Pour autant, ces nombres demandent de la prudence, et la première concerne le résultat qui fâche. Quatre réserves, toutes sérieuses.

• Le taux de réussite de 15 % vient des dossiers que vous avez choisis, donc des mieux placés. Sur ceux qu'on laisse passer, il serait plus bas. Divisez-le par deux : vous obtenez 3,6 marchés, en dessous des 5,7 que l'embauche doit rapporter pour se payer. Dans ce cas type, ajouter une personne seule ne se rembourse pas, sauf si vos lots sont plus gros que 120 000 euros.
• Une partie des dossiers ne convenait pas : un chantier trop loin, un lot trop petit, un donneur d'ordre qui paie mal et que tout le monde connaît.
• Un marché gagné se construit. Il faut les équipes, le matériel et la trésorerie à avancer avant la première situation de travaux. Personne n'absorbe quatre marchés de plus dans l'année sans l'avoir prévu.
• Et la visite de site, ou le jugement d'un conducteur de travaux sur un métré, ne se raccourcissent pas à volonté : le seuil de 7,5 heures suppose que la préparation se fasse à votre place et que vous validiez.

Ces réserves ne ruinent pourtant pas le calcul. Elles changent sa question : il ne s'agit plus de gagner sept marchés, mais de choisir en connaissance de cause ceux qu'on laisse passer, au lieu de laisser le calendrier choisir.

Ce qu'on fait, nous

C'est donc sur le troisième levier que nous travaillons, celui des heures d'un dossier, et nous allons plus loin que la lecture. Nous ne vous donnons pas un outil de plus pour lire plus vite : le logiciel prend la réponse en charge de bout en bout. Il récupère les consultations, trie celles qui vous intéressent vraiment, lit le CCTP, les plans et les clauses lot par lot, puis monte le dossier de réponse en entier : le DPGF chiffré avec vos prix de revient, le mémoire technique bâti sur les équipes et le matériel réellement disponibles ce jour-là, et toutes les pièces administratives à joindre. Une IA, c'est-à-dire un programme qui lit et rédige à partir de vos propres documents, fait ce travail. Il vous reste à relire et à envoyer.

Ce dossier sort ensuite dans votre style : votre façon d'écrire, votre mise en page, votre identité visuelle. Le donneur d'ordre lit un document qui ressemble à votre société, parce qu'il est fait avec ses mots et son design, et rien dans le texte ne laisse penser qu'une IA est passée par là. Et comme ce travail ne dépend plus de vos heures de bureau, le volume change d'échelle : là où votre équipe en étudie quelques-uns par mois, le logiciel peut préparer un grand nombre de dossiers en une seule journée. Votre plafond n'est plus votre temps de lecture, c'est votre capacité à relire et à décider.

Cette IA ne vaut pourtant pas par elle-même, elle vaut ce qu'elle a le droit de voir. Vos prix de revient à jour, pas un tableur recopié au printemps dernier. Vos mots, vos lots, vos postes d'ouvrage, pour qu'elle n'ait pas à deviner ce que « reprise en sous-oeuvre » veut dire chez vous. Et de vraies tâches faites dans l'outil, un dossier monté et complété, pas un texte que quelqu'un recopiera ailleurs. Retirez-la, et l'entreprise repasse à quatorze heures par dossier : c'est le test qui dit si l'IA fait le travail ou si elle sert de badge.

Voilà ce que vise un logiciel BTP sur mesure : répondre à bien plus de consultations avec les mêmes personnes, de sorte que l'embauche d'un économiste de la construction puisse attendre. C'est aussi la logique de tout logiciel métier sur mesure : partir de la façon dont vous chiffrez, pas d'une fiche de lecture générique. Quant au prix, il se cale sur ce que la mesure montre de récupérable, comme l'explique notre page sur le prix d'un logiciel sur mesure.