Logiciel de suivi du coût au kilomètre : quelle tournée vous fait perdre de l'argent

Le plus gros client d'une entreprise de transport est souvent celui qu'on soigne le plus, et parfois celui qui lui fait perdre de l'argent chaque mois sans que personne le sache. Prenons une PME de transport routier de marchandises : 30 personnes, 20 camions, des industriels de la région comme clients. Son dirigeant connaît son chiffre d'affaires client par client, à l'euro près. En revanche, il ne sait pas lequel de ces clients lui rapporte de la marge et lequel lui en coûte, parce que le chiffre qui permettrait de le dire n'est calculé qu'une fois par an.

Ce chiffre, c'est le coût au kilomètre : ce que coûte un camion pour chaque kilomètre qu'il roule, carburant, conducteur et camion compris. L'expert-comptable le sort au moment du bilan, sur l'année écoulée. Or les prix, eux, se négocient chaque semaine, client par client, au téléphone ou par mail. Entre ces 2 rythmes, l'entreprise fixe ses tarifs sur un coût qui date parfois de 18 mois.

Cet article vous donne donc le calcul complet, en 2 étapes que vous pouvez refaire avec vos propres chiffres : d'abord votre coût au kilomètre du mois, puis la marge de chaque client, kilomètres à vide compris. La PME qui sert d'exemple est une scène type, construite sur ce qu'on rencontre souvent dans ce métier, et ses montants sont des hypothèses à remplacer par les vôtres.

Pourquoi personne ne connaît la marge d'une tournée

Pour savoir si une tournée gagne de l'argent, il faut réunir 3 informations : ce qu'elle a coûté, combien de kilomètres elle a fait, et combien le client l'a payée. Dans notre PME, ces 3 informations existent bel et bien, mais chacune vit dans un outil différent.

D'abord, le carburant et les péages arrivent sur les relevés des cartes carburant et du badge de télépéage, une fois par mois, camion par camion. Ensuite, les heures des conducteurs passent dans le logiciel de paie, conducteur par conducteur. Enfin, les prix se trouvent dans le logiciel de facturation, client par client. Aucun de ces 3 outils ne range ses chiffres par tournée, et aucun ne sait quel camion a roulé pour quel client.

Le schéma montre où l'information se perd : pour rapprocher les 3 outils, quelqu'un doit exporter chaque relevé dans un tableur et refaire les liens à la main. Ce travail prend plusieurs jours, alors on le fait une fois par an, avec l'expert-comptable, et on obtient une moyenne pour toute la flotte. Cette moyenne ne dit rien d'un client en particulier, et c'est pourtant client par client que les prix se négocient.

Première étape : calculer votre coût au kilomètre du mois

Le coût au kilomètre se calcule donc à partir de 6 dépenses du mois, que vous additionnez avant de les diviser par les kilomètres parcourus sur le même mois. Les voici pour un camion de notre PME, qui roule 8 000 km par mois. Ces montants sont des hypothèses d'illustration, pas des moyennes du secteur : remplacez-les par les vôtres.

La formule tient ensuite en une ligne : coût au kilomètre = total des dépenses du mois ÷ kilomètres parcourus le même mois. Ici, 11 740 € divisés par 8 000 km donnent 1,47 € par kilomètre. Ce chiffre est un plancher, et il faut le savoir : il ne compte ni le bureau qui organise les tournées, ni les locaux, ni la comptabilité. Avec eux, le vrai coût monte, donc chaque perte calculée plus bas est une perte minimale.

Reste à comprendre pourquoi ce chiffre se refait chaque mois, et pas chaque année. Dans notre exemple, si le gazole prend 10 centimes par litre, le camion consomme 2 560 litres et son carburant coûte 256 € de plus. Le coût au kilomètre passe alors de 1,47 € à 1,50 €. Ces 3 centimes paraissent peu, mais ils s'appliquent à chaque kilomètre de chaque camion : sur 20 camions, la hausse coûte 5 120 € par mois, et un tarif calculé sur le gazole de l'an dernier ne les récupère jamais.

Deuxième étape : la marge de chaque client, kilomètres à vide compris

Une fois ce coût connu, la question change : chaque client paie-t-il au moins 1,47 € pour chaque kilomètre que ses livraisons font rouler vos camions ? Le piège se cache dans les kilomètres à vide. Ce sont les kilomètres qu'un camion fait sans marchandise, le plus souvent pour revenir au dépôt après une livraison. Le client ne les voit pas, et le prix se négocie souvent sur le trajet chargé, alors que le camion consomme du gazole et paie son conducteur à l'aller comme au retour.

Le calcul se fait donc client par client, en 3 temps. Vous additionnez d'abord les kilomètres chargés et les kilomètres à vide liés à ce client sur le mois. Vous divisez ensuite ce que vous lui avez facturé par ce total, ce qui donne le prix qu'il paie réellement pour chaque kilomètre roulé. Puis vous appliquez la formule : (prix payé par kilomètre roulé moins coût au kilomètre) × kilomètres roulés pour ce client = marge du mois. Un résultat négatif est une perte.

Le résultat surprend, et notre exemple montre pourquoi. Sur le trajet chargé, les 3 clients paient tous plus que le coût : 1,90 € par kilomètre pour A, 1,87 € pour B, et même 2,15 € pour C. C'est le chiffre que l'on regarde quand on négocie, et il rassure. Mais les camions de A rentrent à vide sur 2 400 km, et ceux de C sur 1 200 km pour 2 000 km chargés. Une fois ces retours comptés, A fait perdre 948 € par mois et C 404 €, soit 1 352 € par mois et 16 224 € par an sur 2 clients que tout le monde croyait rentables. Et C, le client qui payait le plus cher au kilomètre chargé, se révèle déficitaire.

Ces 16 224 € restent un plancher, pour la raison vue plus haut : le coût au kilomètre ne compte pas encore les frais du bureau. Pour obtenir votre propre chiffre, 3 documents du mois dernier suffisent : les relevés de cartes carburant et de télépéage, le récapitulatif de paie, et la liste de vos factures par client. Le plus long sera de retrouver, pour chaque client, ses kilomètres à vide, parce qu'aucun de ces documents ne les note.

Ce qui change quand le calcul se refait chaque semaine, et où l'IA prend sa place

Ce dernier point dit l'essentiel : le calcul n'est pas difficile, il est seulement impossible à refaire souvent quand ses 3 ingrédients vivent dans 3 outils. C'est pour cela que la réponse n'est pas un tableur de plus, mais un seul endroit où le kilomètre roulé, le plein, l'heure du conducteur et la facture se rattachent à la même tournée dès qu'ils existent. Un logiciel logistique transport construit de cette façon range chaque dépense sous la tournée qui l'a causée, et il sait donc pour quel client chaque camion a roulé, chargé ou à vide.

Dès lors, la marge par client n'attend plus le bilan : elle se recalcule chaque semaine, avec le gazole de la semaine. C'est aussi là que l'IA devient utile, à condition qu'elle voie ces données. Une IA à qui l'on demande si un client est rentable, sans accès aux tournées, répond par des généralités. Branchée sur le logiciel de l'entreprise, elle lit les vrais kilomètres, les vrais pleins et les vraies factures, en direct : elle signale le lundi matin le client qui est passé sous son coût, et elle prépare, avant une renégociation, le prix en dessous duquel chaque tournée perd de l'argent.

Le contrôle s'automatise lui aussi. Avant qu'un devis parte, le logiciel compare le prix proposé au coût du mois, kilomètres à vide estimés compris, et il retient l'envoi quand le prix passe en dessous. Le dirigeant ne voit plus que ces cas-là, et il tranche en sachant exactement ce qu'il accepte de perdre.

Quand un logiciel du marché suffit, et ce qu'aucun logiciel ne décide à votre place

Il faut pourtant le dire franchement : ce calcul n'exige pas toujours un logiciel construit pour vous. Les logiciels de gestion de flotte vendus sur abonnement calculent très bien le coût au kilomètre d'une flotte standard, avec des camions semblables et des clients facturés au trajet. Si votre besoin s'arrête là, l'un d'eux vous suffira, et plus vite. Le sur-mesure ne se justifie que lorsque l'organisation des tournées, la paie des conducteurs et la facturation doivent se parler : des primes de conducteur calculées par tournée, des tarifs propres à chaque client, des heures d'attente refacturées selon des règles qui ne sont écrites que dans vos contrats.

Ensuite, un chiffre négatif ne dit pas à lui seul qu'il faut quitter un client. Les kilomètres à vide du client C peuvent devenir les kilomètres chargés d'un autre client si l'on trouve une marchandise à ramener, et un client déficitaire peut rester précieux parce qu'il remplit les camions en basse saison. Le logiciel montre la perte, client par client et semaine par semaine. Garder ce client, renégocier son prix ou le remplacer reste une décision du dirigeant.

Ce que nous faisons : mesurer la perte avant de construire

C'est pour cela que nous commençons toujours par la mesure, et jamais par l'outil. Nous relevons ce que l'organisation actuelle laisse filer chaque mois, poste par poste et sur les pièces de l'entreprise : les tournées vendues sous leur coût, mais aussi les jours passés à rapprocher les relevés. Si le total ne justifie rien, nous le disons. S'il justifie un outil, son prix se fixe sur ce que la mesure a trouvé, autour du tiers de ce montant, et la méthode est détaillée sur notre page consacrée au prix d'un logiciel sur mesure.

Avant cela, vous pouvez faire le calcul seul, dès cette semaine. Prenez les relevés de carburant et de télépéage, le récapitulatif de paie et les factures du mois dernier, calculez votre coût au kilomètre, puis la marge de vos 3 plus gros clients : c'est souvent là que se cache la première surprise.