Logiciel de sous-traitance BTP : ce que coûtent les attestations courues par mail

Le 28 du mois, la situation de travaux du plâtrier arrive par mail : 18 400 € HT pour le lot cloisons d'un groupe scolaire. Une situation, c'est la facture d'avancement qu'un sous-traitant envoie chaque mois, et celle-ci doit partir en paiement avant le 10. La comptable de l'entreprise, une PME de gros œuvre de 30 personnes qui fait travailler 16 sous-traitants dans l'année, ouvre le dossier du plâtrier pour vérifier ses papiers. La dernière attestation de vigilance qu'elle y trouve date de 8 mois.

Ce document, beaucoup de dirigeants du bâtiment le connaissent sans savoir ce qu'il engage. C'est une attestation que délivre l'Urssaf, l'organisme qui collecte les cotisations sociales, et elle prouve que le sous-traitant déclare ses salariés et paie ce qu'il doit. Le problème, c'est qu'elle ne vaut que 6 mois, et que personne ne l'a redemandée.

Ce que la loi demande à l'entreprise qui sous-traite

Pour comprendre ce que coûtent ces 8 mois, il faut d'abord savoir ce que la loi exige. Le Code du travail oblige toute entreprise qui confie un travail d'au moins 5 000 € HT à vérifier que son sous-traitant est en règle, au moment de signer puis tous les 6 mois jusqu'à la fin du chantier (articles L8222-1, R8222-1 et D8222-5, consultables sur Légifrance). L'Urssaf reprend ces règles dans la fiche qu'elle consacre à l'obligation de vigilance, qui est le nom officiel de cette vérification.

Or cette obligation a une conséquence précise. Si le sous-traitant est un jour reconnu coupable de travail dissimulé, c'est-à-dire d'avoir employé des salariés sans les déclarer, et que l'entreprise principale ne peut pas montrer qu'elle avait vérifié, elle peut être tenue de payer avec lui les cotisations, les impôts et les salaires dus, à proportion de la valeur des travaux qu'il a réalisés pour elle (articles L8222-2 et L8222-3). Les juristes appellent cela la solidarité financière. Elle ne joue que dans ce cas précis, et la grande majorité des sous-traitants sont en règle, mais le jour où elle joue, l'attestation manquante devient une facture.

Et l'attestation n'est pas la seule pièce du dossier. Il faut aussi une preuve d'immatriculation du sous-traitant, son attestation d'assurance décennale (l'assurance qui couvre ses ouvrages pendant 10 ans), que la plupart des entreprises redemandent chaque année, et, sur un marché public, une déclaration de sous-traitance que l'acheteur doit accepter. Chaque facture du sous-traitant doit enfin être émise sans TVA avec la mention « autoliquidation », parce que dans le bâtiment c'est l'entreprise principale qui déclare la TVA de son sous-traitant depuis 2014 (article 283 du Code général des impôts), et quelqu'un doit le vérifier avant de payer.

Où ces pièces vivent aujourd'hui, et pourquoi elles se périment

Dans la PME de notre plâtrier, comme dans la plupart des entreprises du bâtiment, toutes ces pièces arrivent par mail. La comptable les enregistre dans un dossier partagé et note leur arrivée dans un tableur, une ligne par sous-traitant. Sauf que le tableur garde la date à laquelle la pièce est arrivée, pas celle à laquelle elle expire, et que personne ne l'ouvre tant qu'aucune facture ne l'y oblige.

Du coup, la vérification se fait au pire moment : le jour où il faut payer. Le conducteur de travaux veut que le plâtrier soit réglé, parce qu'il a besoin de lui sur le chantier la semaine suivante. La comptable écrit pour demander l'attestation, relance 3 jours plus tard, appelle, et finit souvent par payer en attendant, parce que bloquer un sous-traitant en plein chantier coûte plus cher, sur le moment, qu'un risque que personne ne voit.

Le schéma montre ce que ce retard fabrique. Pendant les mois où la pièce est périmée, le sous-traitant continue de travailler et l'entreprise continue de le payer, mais elle n'a plus rien pour prouver qu'elle avait vérifié.

Premier poste du calcul : le temps passé à courir les pièces

Ce problème a donc 2 coûts, et le premier se compte en heures. Pour le refaire chez vous, il vous faut 4 nombres : vos sous-traitants actifs dans l'année, les pièces que chacun doit fournir par an, les minutes passées sur chaque pièce entre la demande, les relances, le contrôle et le classement, et le taux horaire chargé de la personne qui s'en occupe.

Voici les hypothèses retenues. Dans l'hypothèse basse, 10 sous-traitants fournissent chacun 3 pièces par an (2 attestations de vigilance et 1 attestation d'assurance), à raison de 20 minutes par pièce. Dans l'hypothèse centrale, celle de notre PME de 30 personnes, 16 sous-traitants en fournissent 5, parce qu'on ajoute la preuve d'immatriculation et une déclaration de sous-traitance sur un marché public, et chaque pièce demande 40 minutes, relances comprises.

Ce chiffre paraît petit, et nous l'assumons comme tel : entre 350 et 2 400 € par an, il ne justifie aucun investissement à lui seul. C'est pour cela qu'il ne faut pas s'arrêter là.

Second poste du calcul : le montant que vous ne pouvez plus défendre

Le vrai coût se cache dans les mois où une pièce manque. Pour le calculer, reprenez chaque sous-traitant, multipliez ce que vous lui payez par mois par le nombre de mois pendant lesquels son attestation était périmée, et additionnez. Le résultat n'est pas une perte : c'est le montant de travaux pour lequel vous ne pourriez pas prouver votre vigilance si un contrôle tombait.

Reprenons le plâtrier. Il facture en moyenne 15 000 € HT par mois, et son attestation est restée périmée 2 mois avant que la comptable la réclame : 30 000 € de travaux ont donc été payés sans pièce valide. Dans notre PME, en hypothèse centrale, 4 sous-traitants sur 16 se retrouvent dans ce cas chaque année, avec un trou moyen de 6 semaines et une facturation de 15 000 € par mois, soit 4 × 1,5 × 15 000 = 90 000 € exposés sur l'année. En hypothèse basse, 2 sous-traitants facturent 10 000 € par mois et restent 1 mois sans pièce, soit 20 000 €.

Reste que ce montant ne se transforme en dépense que si l'un de ces sous-traitants est verbalisé pour travail dissimulé. Personne ne peut vous donner cette probabilité, et nous ne l'inventerons pas. En revanche, vous savez maintenant combien vous mettez sur la table chaque année sans le savoir, et c'est ce chiffre qu'un dirigeant doit pouvoir lire d'un coup d'œil.

Le tableur range les pièces, il ne bloque rien

Voilà donc ce que ce calcul démontre : le problème n'est pas de collecter les pièces, c'est que rien ne relie leur date d'expiration au moment où l'on paie. Le tableur range, la boîte mail reçoit, la comptabilité paie, et aucun des trois ne sait ce que font les 2 autres.

C'est exactement ce que change un logiciel BTP sur mesure, construit autour de vos chantiers, de vos sous-traitants et de vos règles de paiement. La fiche du sous-traitant porte ses pièces et leur date d'expiration, sa situation de travaux arrive sur cette même fiche, et le paiement ne part pas tant que le dossier n'est pas à jour.

C'est aussi là que l'IA devient utile, parce qu'elle travaille enfin sur les vraies données de l'entreprise, en direct. Quand l'attestation arrive par mail, l'IA intégrée au logiciel la lit, en sort la date et le numéro d'entreprise, les compare à la fiche du sous-traitant et vérifie le code de sécurité que porte chaque attestation de l'Urssaf. 30 jours avant l'échéance, elle redemande la pièce d'elle-même. Et quand la situation de travaux arrive, un second contrôle automatique vérifie la mention d'autoliquidation et l'état du dossier avant de proposer le paiement.

Le dirigeant, lui, ne tranche que ce qui le mérite. Si le plâtrier doit être payé alors que sa nouvelle attestation est en route, le logiciel le lui signale avec le montant concerné, et c'est lui qui décide, en connaissant le risque au lieu de le découvrir 8 mois plus tard.

Quand un tableur suffit

Tout cela n'a de sens qu'au-delà d'un certain volume. En dessous de 5 ou 6 sous-traitants par an, un tableur bien tenu suffit, à condition d'y ajouter une colonne avec la date d'expiration de chaque pièce et un rappel dans l'agenda 1 mois avant. Il existe aussi des services en ligne spécialisés qui collectent les attestations à votre place, et ils le font bien.

La différence apparaît quand la pièce doit parler au paiement, au chantier et au marché. C'est là qu'un logiciel métier sur mesure se justifie, parce qu'il relie le dossier administratif à la facture au lieu de le ranger à côté. Et aucun logiciel ne décidera à votre place de garder un sous-traitant qui traîne pour ses papiers mais tient ses délais sur le chantier : cet arbitrage reste le vôtre.