Répondre à un appel d'offres en sécurité privée : votre plafond n'est pas votre effectif, c'est votre temps de lecture

Il voulait embaucher un chargé d'affaires. Le raisonnement lui semblait imparable : son chiffre d'affaires ne bougeait plus depuis deux exercices, donc il manquait quelqu'un pour aller chercher des marchés. Sauf qu'en reprenant ses douze derniers mois ligne par ligne, ce n'est pas le nombre d'occasions qui avait baissé. Il en recevait toujours autant. Il en ouvrait deux fois moins.

L'entreprise est une société de sécurité privée de l'Ouest, quarante agents, un peu plus de deux millions d'euros de chiffre d'affaires. Elle garde des sites industriels, surveille des chantiers et couvre quelques événements. Son marché fonctionne à la consultation : un donneur d'ordre, une mairie, un bailleur ou un industriel, envoie un dossier à plusieurs entreprises, laisse trois semaines, et retient une offre. Nous n'avons pas construit son logiciel et son dirigeant ne nous demandait pas un devis : il cherchait à comprendre pourquoi son entreprise avait cessé de grandir sans que rien n'ait changé autour d'elle.

Ce qu'un dossier de consultation demande, avant même de chiffrer

Parce qu'avant de parler de plafond, il faut dire ce qu'il y a dans un de ces dossiers. Le métier l'appelle le DCE, pour dossier de consultation des entreprises : traduisez simplement par le paquet de documents qu'un donneur d'ordre envoie à ceux qu'il consulte, et qu'il faut avoir lu en entier pour pouvoir répondre. Il contient cinq choses.

• Le règlement de la consultation, qui fixe les règles du jeu : la date limite, les pièces à fournir, la façon dont les offres seront notées.
• Le cahier des charges technique, qui décrit la prestation attendue : combien d'agents, sur quelles plages horaires, avec quelles qualifications, avec ou sans maître-chien, avec ou sans rondes de nuit.
• Les clauses administratives, où se cachent les choses qui coûtent cher : les pénalités, la durée d'engagement, la façon dont les prix seront révisés si le coût du travail augmente.
• Le bordereau des prix, la grille dans laquelle vous inscrivez vos tarifs, poste par poste.
• Et le mémoire technique, celui-là à rédiger, où vous expliquez comment vous comptez vous y prendre. C'est souvent lui qui fait la différence à la notation.

Tout cela pèse entre soixante et deux cents pages selon le marché, et ne se survole pas : une ligne perdue au milieu du cahier des charges peut imposer un agent supplémentaire la nuit, et faire passer une offre de rentable à déficitaire. Dans cette entreprise, le dirigeant compte sept heures entre le moment où il ouvre le dossier et celui où il a une offre prête à remettre.

Le tri se fait tout seul, et il ne se fait pas sur la valeur des dossiers

Sept heures, donc, et c'est là que le mécanisme se met en place. Ces sept heures, il ne les prend pas quand il veut : il les prend quand il peut. Sur trente consultations reçues dans l'année, il en a joué douze. Les dix-huit autres n'ont pas été refusées après examen, elles ont été laissées de côté parce qu'elles sont arrivées la semaine où il reprenait un site, la semaine où deux agents étaient en arrêt, la semaine des entretiens de recrutement.

Le critère de tri n'est donc ni la valeur du marché, ni la probabilité de le gagner, ni l'intérêt qu'il aurait à s'implanter sur ce territoire. Le critère, c'est son agenda du moment. Et un critère pareil ne se voit nulle part, parce qu'il ne s'écrit nulle part : personne ne note dans un tableau la mention « dossier abandonné faute de temps ».

Le calcul, sur vos douze derniers mois

Ce que le schéma montre, vos propres chiffres le diront mieux. Il faut cinq nombres, et vous les avez tous les cinq.

• Comptez les consultations reçues sur douze mois : boîte mail, courrier, plateformes de marchés publics. Tout ce qui est arrivé avec une date limite compte, même ce que vous avez lu en diagonale.
• Comptez celles auxquelles vous avez réellement remis une offre. L'écart entre les deux, c'est votre nombre de dossiers non joués.
• Divisez votre chiffre d'affaires par le nombre de marchés et de contrats en cours. Vous obtenez la valeur annuelle moyenne d'un marché chez vous.
• Divisez le nombre de marchés gagnés par le nombre d'offres remises, sur les mêmes douze mois. C'est votre taux de réussite réel, pas celui que vous pensez avoir.
• Multipliez les trois derniers nombres : dossiers non joués, valeur moyenne, taux de réussite. Le résultat est le chiffre d'affaires annuel que vous n'avez pas joué.

Dans cette société de sécurité privée, ça donne ceci, hypothèses affichées. Trente consultations reçues sur douze mois. Douze offres remises, donc dix-huit dossiers jamais ouverts au-delà de la page de garde. Une vingtaine de marchés et de contrats en cours pour un peu plus de deux millions d'euros, soit environ 70 000 euros de valeur annuelle moyenne par marché. Trois marchés gagnés sur les douze offres remises, soit un taux de réussite de 25 %. Dix-huit dossiers, multipliés par 70 000 euros, multipliés par 25 % : 315 000 euros de chiffre d'affaires annuel qui n'a pas été joué.

Le coût visible est le petit des deux

Regardez maintenant ce que cette lecture lui coûte au sens où un comptable l'entendrait, c'est-à-dire en temps passé. Douze dossiers à sept heures font 84 heures dans l'année. À 55 euros de l'heure chargés, on arrive à 4 620 euros. C'est le seul chiffre qui apparaîtrait dans une analyse de charges, et c'est le seul que la plupart des entreprises regardent.

Le rapport entre la première ligne et la dernière est de un à trente, et c'est tout le sujet : ce n'est pas ce que la lecture coûte qui pose problème, c'est ce qu'elle empêche. C'est aussi pour cette raison que nous chiffrons un outil sur ce qu'il récupère plutôt que sur ce qu'il coûte, et la méthode est détaillée sur notre page consacrée au prix d'un développement logiciel sur mesure.

Ce que ce calcul ne dit pas

Parce que ces 315 000 euros ne sont pas un gain, et il faut le dire franchement. Trois réserves, toutes les trois sérieuses.

• Le taux de réussite de 25 % est calculé sur les dossiers choisis, c'est-à-dire les mieux placés. Sur ceux qu'on laisse passer, il serait plus bas. Divisez-le par deux si vous voulez rester prudent.
• Une partie de ces dossiers ne convenait pas : un site à trois cents kilomètres, une exigence de maître-chien que l'entreprise n'a pas, un donneur d'ordre qui paie mal et que tout le monde connaît.
• Et surtout, un marché de gardiennage gagné se livre avec des agents. Il faut les recruter, les former, obtenir leur carte professionnelle auprès du CNAPS. Personne n'absorbe quatre marchés de plus dans l'année sans y avoir pensé à l'avance.

Voilà pourquoi la ligne qui compte, dans le tableau plus haut, est la dernière : deux marchés, pas dix-huit. Et voilà surtout ce que le plafond de lecture emporte vraiment. Pas des marchés : la possibilité de choisir lesquels. Les trois réserves ci-dessus sont d'excellentes raisons d'écarter un dossier, encore faut-il l'avoir ouvert pour les connaître. Aujourd'hui, c'est le calendrier qui décide à la place du dirigeant, et il décide mal.

Ce qu'on fait, nous

Chez nous, ce problème ne se traite pas avec un outil de veille qui signale les consultations : des consultations, il en arrive déjà bien assez, et ce n'est pas là que ça bloque. Il se traite un cran plus loin, au moment de la lecture. Le dossier entre dans le logiciel, entier, avec ses cinq ou six documents. L'IA livrée dedans les lit tous, et en ressort en quelques minutes une fiche de lecture : ce qui est exactement demandé, agents, plages horaires et qualifications exigées, puis les clauses qui coûtent cher, les pièces à fournir avec leur date limite, et une première estimation chiffrée à partir de vos propres coefficients de vacation. Elle prépare aussi une première version du mémoire technique, à partir de ceux que vous avez déjà remis. Puis elle s'arrête là, parce que c'est vous qui décidez de jouer ou non, et c'est vous qui signez.

Cette IA ne vaut d'ailleurs rien par elle-même : elle vaut ce qu'elle a le droit de voir. Vos coefficients de vacation à jour à la seconde, et pas un tarif recopié dans un tableur au printemps dernier. Vos mots, vos qualifications et vos statuts, pour qu'elle n'ait pas à deviner ce que veut dire « site sensible » chez vous. Et de vraies tâches faites dans l'outil, une offre chiffrée et un mémoire rédigé, pas un texte que quelqu'un recopiera ailleurs. Posée à côté de six abonnements qui ne se parlent pas, elle n'aurait aucune des trois. Retirez-la, et le dirigeant repasse à sept heures par dossier : c'est le test qui dit si l'IA fait le travail, ou si elle sert de badge.

Ce n'est pas une promesse en l'air : chez LW Security, société de sécurité privée, toute la chaîne vit dans le même logiciel, des audits aux stocks, des statistiques à la facturation.

C'est ce que nous construisons quand nous livrons un logiciel sécurité privée sur mesure, bâti sur vos vacations, vos qualifications et votre façon de chiffrer. Le mécanisme est d'ailleurs identique dans le bâtiment, où le dossier de consultation porte un autre nom et pèse plus lourd encore : c'est la raison pour laquelle un logiciel BTP sur mesure commence souvent par la même question, celle du temps de lecture avant le chiffrage.