Devis d'un outil de gestion de projet : ce que le prix par utilisateur ne dit pas

Le devis tient sur une page, et une seule ligne y compte vraiment : quinze euros par utilisateur et par mois. Le dirigeant d'un bureau d'études de vingt personnes, qui conçoit les installations techniques de bâtiments, l'a reçu pour remplacer les tableurs où ses chefs de projet suivent leurs dossiers. Il multiplie par douze utilisateurs, puis par trente-six mois, et il obtient 6 480 euros sur trois ans. C'est ce chiffre qu'il compare à celui des deux autres devis posés sur son bureau. (Le prix de quinze euros est une hypothèse de travail, pas celui d'un outil précis : remplacez-le par celui de votre devis.)

Or ce chiffre ne dit presque rien de ce que l'outil lui coûtera. Le prix par utilisateur sert à comparer des devis entre eux, et il le fait bien, mais il laisse dehors trois dépenses que l'on découvre après la signature : les comptes des gens qui se connectent de temps en temps, les fonctions vendues à part, et les heures passées chaque mois à recopier l'avancement des projets dans la facturation. Cet article chiffre ces trois lignes une par une, avec des hypothèses affichées, pour que vous puissiez refaire le calcul sur votre propre devis.

Première ligne absente : les comptes qu'on n'avait pas comptés

Revenons aux douze utilisateurs du devis. Le dirigeant a compté ceux qui ouvriront l'outil tous les jours : ses chefs de projet et ses ingénieurs. Sauf que d'autres personnes en auront besoin, moins souvent : lui-même pour regarder où en sont les dossiers, la comptable qui prépare les factures, l'assistante qui tient les plannings, et trois techniciens qui saisissent leurs heures depuis les chantiers.

Or, chez une partie des éditeurs, c'est-à-dire des entreprises qui vendent ces outils, chaque personne qui se connecte compte comme un utilisateur payant, qu'elle passe six heures par jour dans l'outil ou dix minutes par semaine. Certains proposent des comptes de simple consultation moins chers, voire gratuits, d'autres non : c'est la première question à poser avant de signer. Dans notre exemple, si les six comptes occasionnels paient plein tarif, ils ajoutent 6 x 15 euros x 36 mois, soit 3 240 euros sur trois ans.

Deuxième ligne : la fonction qui manquait à la démonstration

Ces dix-huit comptes donnent accès à la formule de base, et c'est là que se cache la deuxième dépense. Pendant la démonstration, le commercial a montré le suivi des heures passées sur chaque projet et le tableau qui compare ces heures au budget vendu au client. Ce sont justement les deux choses dont un bureau d'études a besoin pour savoir s'il gagne de l'argent sur un dossier. Mais sur beaucoup d'offres, ces fonctions n'appartiennent pas à la formule de base : elles se débloquent avec une formule supérieure, ou avec un module, c'est-à-dire une partie de l'outil vendue à part.

La conséquence se calcule simplement. Si la formule qui contient le suivi des heures coûte dix euros de plus par utilisateur et par mois, la différence s'applique aux dix-huit comptes : 18 x 10 euros x 36 mois, soit 6 480 euros. La deuxième ligne pèse donc à elle seule autant que tout le devis de départ.

Troisième ligne : l'avancement qu'on recopie dans la facture

Reste la dépense qui n'apparaît sur aucune facture d'éditeur, parce qu'elle se paie en heures de travail. Un bureau d'études ne facture pas ses clients une fois le projet terminé : il facture à l'avancement. Chaque fin de mois, il envoie une facture de situation, c'est-à-dire une facture qui demande au client la part du projet réalisée depuis la précédente, par exemple 30 % du montant quand les plans d'avant-projet sont rendus.

L'outil de gestion de projet connaît cet avancement, puisque les chefs de projet y cochent les étapes terminées. Mais c'est le logiciel de facturation qui émet la facture, et les deux ne se parlent pas. Donc, le dernier jour de chaque mois, la comptable ouvre les deux écrans, relève le pourcentage de chaque projet, appelle le chef de projet quand une étape lui paraît en retard, puis recopie le tout dans la facturation.

Ce report se mesure en minutes. Avec quinze projets en cours et un quart d'heure par projet, la comptable y passe 3 h 45 par mois, et les allers-retours avec les chefs de projet ajoutent environ une heure et quart. Comptons donc cinq heures par mois à 35 euros de l'heure en taux chargé, c'est-à-dire le salaire et les charges divisés par les heures réellement travaillées. Sur trois ans, la troisième ligne coûte 5 x 35 x 36, soit 6 300 euros.

Ce montant ne compte pourtant que le temps de copie. Une situation recopiée avec trois jours de retard est encaissée trois jours plus tard, et une étape oubliée n'est facturée que le mois suivant : nous avons détaillé ce que coûte ce décalage dans l'article sur le délai d'émission des factures et la trésorerie d'une PME. Nous le laissons hors du calcul, et c'est pour cela que le total qui suit est une fourchette basse.

Le calcul complet, à refaire avec vos chiffres

Mises bout à bout, les trois lignes changent l'ordre de grandeur du devis. Le tableau reprend chaque poste avec sa formule et l'hypothèse retenue pour le bureau d'études de l'exemple.

Le devis annonçait 6 480 euros, et le coût réel sur trois ans atteint 22 500 euros, soit près de trois fois et demie plus. Le graphique montre surtout où part l'argent : l'abonnement affiché ne représente qu'un peu plus du quart de la dépense.

Pour refaire ce calcul sur votre devis, il vous faut donc quatre nombres. Le premier est le nombre de personnes qui se connecteront vraiment, y compris de temps en temps. Le deuxième est le prix de la formule qui contient les fonctions vues en démonstration. Le troisième est le nombre de projets que vous facturez chaque mois, et le dernier est le temps que prend un report. Ce dernier se mesure en une seule fin de mois : demandez à la personne qui prépare les factures de noter l'heure à laquelle elle commence et celle à laquelle elle termine.

Quand l'outil du marché reste le bon choix

Ce calcul ne condamne pas pour autant les outils de gestion de projet du marché, qui font très bien ce pour quoi ils sont conçus : planifier, répartir les tâches, partager les documents d'un dossier. Pour une équipe de six personnes qui facture au forfait une fois le projet livré, la troisième ligne tombe presque à zéro, les comptes occasionnels n'existent pas, et la formule de base suffit. Dans ce cas, le prix par utilisateur dit à peu près la vérité, et un outil standard reste la bonne décision.

La bascule se produit ailleurs, quand le report dépasse quelques heures par mois et que la facturation suit des règles propres à votre métier : acomptes, situations, révision des prix, retenues de garantie. Et même là, un logiciel ne choisit pas à votre place la règle à appliquer à un client : c'est une décision de dirigeant, qu'aucun outil ne prend pour vous. Ce qu'il peut faire, en revanche, c'est appliquer cette règle sans que personne la recopie.

Ce qu'on fait, nous : une seule saisie pour le projet et la facture

C'est précisément là que nous intervenons. Un logiciel de gestion de projet sur mesure part de la règle de facturation de l'entreprise au lieu de la contourner : l'étape cochée par le chef de projet devient directement la ligne de la facture de situation, avec le pourcentage prévu au contrat. Personne ne recopie, et chaque compte sert à quelqu'un, puisque l'outil ne contient que les personnes et les fonctions dont l'entreprise a besoin.

Cette saisie unique change aussi ce qu'une intelligence artificielle (IA) peut faire. Branchée sur le logiciel où vivent à la fois les projets et les factures, elle voit l'avancement réel, en direct, et elle prépare toute seule les situations de fin de mois. Une seconde vérification automatique compare ensuite chaque facture au budget du projet, et elle ne remonte au dirigeant que les écarts qui méritent son avis. Les cinq heures mensuelles de la comptable reviennent alors à son vrai métier : suivre les encaissements et parler aux clients.

Reste la question du prix, et elle se pose dans le même sens que ce calcul. Nous commençons par mesurer ce que vos lignes cachées vous coûtent réellement, ce que nous appelons la valeur récupérable. Notre prix vaut ensuite environ le tiers de cette valeur, et vous gardez les deux autres tiers : la méthode est détaillée sur la page consacrée au prix d'un logiciel sur mesure.