Chaque demande reçue, triée, chiffrée, prête à répondre.

Le Moulin de l'Ortille est un domaine en lisière de la forêt de Compiègne : salle de séminaire, gîte, chambres d'hôtes, cabanes et spa. Nous construisons son logiciel sur mesure. Il relève les demandes reçues par mail, les trie, prépare la réponse et calcule le devis. Le projet est en cours : les premiers modules sont montrés ici, avec des données fictives.

Métier: Réceptions et hébergement
Lieu: Compiègne
Avancement: En cours de construction, données fictives

Le projet

Contexte

Le Moulin de l'Ortille est un moulin du XVIIe siècle réhabilité, en lisière de la forêt de Compiègne. Le Domaine loue une salle de séminaire et un gîte, propose des chambres d'hôtes, des cabanes et un spa. Les demandes arrivent par mail et sont traitées à la main.

Le défi

Répondre vite et juste à des demandes très différentes : un séminaire de vingt-quatre personnes, un gîte pour les vacances, deux nuits en chambre d'hôtes. Chaque réponse demande de vérifier les dates, les capacités et les tarifs.

Notre solution

Un logiciel qui relève la boîte mail du Domaine, classe chaque demande, écarte celles qui sont hors cadre, note les autres, et prépare la réponse avec un devis calculé à partir des tarifs du catalogue. Rien ne part sans relecture : le logiciel prépare, le Domaine valide et envoie.

L'impact

Le projet est en cours. Les premiers modules tournent sur des données fictives, créées pour la démonstration : boîte mail, demandes, devis et catalogue. Le planning des réservations et la facturation suivent.

Résultats

Demandes triées par type
Demandes hors cadre écartées, refus préparé
Devis calculé depuis les tarifs du Domaine
Aucun envoi sans relecture

Le parcours d'une demande dans le logiciel

01Mail reçu
02Tri
03Note
04Devis
05Réponse relue

Dix écrans, du mail reçu au devis

Faites défiler les écrans et cliquez sur une capture pour l'agrandir. Elles viennent du logiciel en construction. Toutes les données affichées sont fictives : les clients, les demandes et les montants ont été inventés pour la démonstration.

01 · Les demandes
Tableau de bord
Ce qui attend le Domaine aujourd'hui : mails à traiter, demandes en cours, devis à relancer.
02 · Les demandes
Boîte mail
Chaque message est lu et classé : salle, gîte, chambre. Le brouillon de réponse est déjà préparé.
03 · Les demandes
Demandes
Un dossier par demande : le client, les dates, le nombre de personnes, l'étape.
04 · Les demandes
Fiche d'une demande
Ce que le client demande, les échanges, le devis et la réponse proposée, au même endroit.
05 · Les demandes
Demande écartée
Une demande hors cadre est repérée seule, avec la raison et le mail de refus déjà rédigé.
06 · Les devis
Devis
Les devis préparés pour les demandes retenues, avec les points à vérifier avant l'envoi.
07 · Les devis
Détail d'un devis
Les lignes, les totaux et l'acompte se calculent seuls. Chaque hypothèse retenue est signalée.
08 · Le catalogue
Espaces
La salle de séminaire, la terrasse, le spa : capacité, surface et usages.
09 · Le catalogue
Hébergements
Le gîte, les chambres d'hôtes et les cabanes, avec leurs photos et leurs couchages.
10 · Le catalogue
Prestations
La restauration, les boissons et les animations, avec leurs prix, que le Domaine modifie lui-même.